The Conference Model

The Conference Model

Samen bouwen aan een nieuwe organisatie

Filosofie

Dick en Emely Axelrod liepen bij het herontwerpen van organisaties aan tegen de beperkingen van de gangbare veranderkundige benaderingen. Zij ontwikkelden als alternatief het ‘Conference Model’ (1992). Het ‘Conference Model’ is qua uitgangspunten sterk gebaseerd op een combinatie van de theorie achter het ontwerpen en implementeren van zelfsturende teams en de grootschalige Future Search methode.

Aanpak

De kern van het ‘Conference Model‘ bestaat uit een kort oriëntatieprogramma om een aantal noodzakelijke randvoorwaarden te creëren waarna de eigenlijke essentie van de methode volgt, bestaande uit vier werkconferenties. Deze wordt afgesloten met een bijeenkomst waarin de uitgangspunten voor de implementatiefase worden vastgesteld.

1. De Visie Conferentie is de eerste conferentie waarin de deelnemers een gemeenschappelijk beeld vormen van het verleden van de organisatie, de sterkte en zwakke kanten, de kansen en bedreigingen in de huidige situatie, de condities die zijn opgelegd aan het veranderingsproces en de wensen en ambities voor de toekomst. Dit resulteert uiteindelijk in het collectief vaststellen van een realistische en tegelijkertijd tot de verbeeldingsprekende toekomtvisie die als leidraad en inspiratiebron voor het nieuwe organisatie-ontwerp.

2. De Klanten Conferentie is de tweede conferentie. Gedurende deze bijeenkomst (waarin externe klanten en leveranciers vaak een belangrijke deelnemersgroep vormen) worden knelpunten in de interne en externe klant-leverancierrelaties geïnventariseerd, worden klantenwensen vastgesteld en worden uitgangspunten en verbetermogelijkheden gedefinieerd. Uit deze informatie worden later criteria voor het nieuwe organisatie-ontwerp afgeleid.

3. De Technische Conferentie is de derde conferentie. De deelnemers stellen de knelpunten in de huidige structuur en werkprocessen vast. De visie vormt daarbij het referentiekader om tot verbetermogelijkheden te komen. Ook deze uitkomsten vormen weer input voor het nieuwe ontwerp.

4. De Ontwerp Conferentie is de vierde conferentie waarin de deelnemers gezamenlijk een grove structuur van de toekomstige organisatie wordt ontworpen. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de informatie en ideeën die de eerdere conferenties hebben opgeleverd.

Tussen de ontwerpfase en de feitelijke implementatie van het nieuwe ontwerp worden implementatiesessies georganiseerd. Tijdens deze sessies wordt de structuur verder gedetailleerd, worden randvoorwaarden vervuld en een implementatieplan uitgewerkt. Iedere conferentie wordt afgesloten met eenvoudige ‘ik – toezeggingen’ waarin deelnemers afspraken maken over wat zij, in afwachting van het uiteindelijke ontwerp, al direct kunnen doen om de organisatie en samenwerking te verbeteren.

Het totale proces wordt doorgaans in een periode van enkele maanden doorlopen, met soms maar een paar weken tussen twee conferenties. Dat betekent dat een goede voorbereiding en planning van groot belang is. Hoger management speelt bij het ‘Conference Model’ een belangrijke rol in het bij aanvang formuleren van uitgangspunten, doelen en speelruimte voor het proces. Tijdens de conferenties zelf is het management actief als deelnemer en dat betekent dat het management bereid en in staat moet zijn om los te laten en te vertrouwen op de capaciteiten van de overige conferentiedeelnemers.

Toepassingen in de praktijk

Het ‘Conference Model’ is in de afgelopen jaren succesvol toegepast bij produktiebedrijven, luchtvaartmaatschappijen, financiële instellingen en ziekenhuizen wereldwijd. Ook in Nederland is het model met goed resultaat ingezet bij onder andere Stork, Nuon en in de verzekeringsbranche.
In veel gevallen wordt het basismodel van vier conferenties aangepast om een betere ‘fit’ te krijgen met de vraag en specifieke omstandigheden van ieder bedrijf.

Naar Boven Terug naar het overzicht

Wij

Mensen / Profiel
Ambities / Kernwaarden


Volg ons op:

Visie

In elke organisatie is een immens potentieel aan energie, creativiteit en intelligentie aanwezig om ambities waar te maken en problemen op te lossen. Met onze methodische en participatieve veranderaanpak wordt de energie en inzet van medewerkers optimaal benut. Dat maakt organisaties blijvend sterker.